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S’organiser quand on travaille seul est simple quand on connaît la bonne méthode, c’est-à-dire celle qui nous convient. Si vous vous demandez quelles sont les méthodes pour s’organiser au travail, vous pouvez vous inspirer des astuces qui fonctionnent pour moi. À vous de les adapter à votre personnalité et à votre quotidien.

Note : cet article a été rédigé par Madeline, une élève Origami 2 en formation

Je préfère aisément faire des choses qui me plaisent et mon manque d’organisation au quotidien n’était pas un problème jusqu’à l’arrivée de celui qui a tout changé. Vous pensez que je vais vous parler de mon premier patron ? Perdu !Je veux parler de quelqu’un de beaucoup plus exigeant, avec des horaires fixes mais une demande de disponibilité immédiate, un tyran de la production de biberon à la chaîne, un squatteur de lit les soirs de cauchemars et un grignoteur de temps, pause pipi comprise. Je veux parler de mon fils. Première explosion dans mon planning ! Remettre au lendemain n’était plus possible, j’ai dû rapidement m’adapter pour m’organiser entre travail et maison. Notre vie était un long fleuve tranquille jusqu’à la deuxième explosion ! j’ai quitté mon emploi de salarié et j’ai décidé de travailler à domicile en devenant rédactrice web seo.

Planifier son quotidien quand on est freelance et maman

J’ai à présent deux enfants et mon fils rentre dans l’adolescence. J’ai su trouver un équilibre entre leurs plannings et le mien : mise en place de plusieurs routines quotidiennes qui nous font gagner du temps, partage des tâches avec monsieur et lâcher prise sur des choses vraiment pas importantes. Quand on travaille seule et qu’on aime ce que l’on fait, il est fréquent de ne pas voir le temps qui passe. Au début de mon activité de freelance, j’ai tâtonné entre l’urgence et ce qui pouvait attendre et j’ai consacré trop de temps à des tâches peu productives et donc peu rémunératrices. J’ai dû repenser toute mon organisation afin de gagner du temps dans mon travail et être disponible pour ma famille et mes amis.

S’organiser au travail et à la maison : un seul et même planning

Cette astuce ne vient pas de moi mais de Lucie. Je suis une élève de sa formation origami pour devenir rédactrice web seo. Elle est maman, freelance et passionnée, trois critères que nous avons en commun et qui font de nos journées des marathons quotidiens. Quand j’étais salariée, j’arrivais facilement à séparer mon travail de ma vie privée. Quand j’ai commencé à travailler à domicile, la frontière est devenue plus floue. Mais c’est également plus cool car je choisis comment je veux m’organiser entre le travail et la maison. Pour ne rien oublier, je note tout sur le même agenda. D’un coup d’œil je sais quand ma fille a rendez-vous chez le dentiste et quand je dois rendre un article. Je n’oublie rien et je ne suis pas stressée.

Être plus efficace au travail : lâchez tout de suite ce post-it !

Une information à ne pas oublier et voilà un post-it collé sur l’ordi, dans un cahier ou sous la semelle d’une chaussure, ne rigolez pas, je parle par expérience. Bientôt, c’est une multitude d’informations et un tsunami de petits billets jaunes qui recouvrent votre bureau. Difficile de s’y retrouver, non ? Pour gagner du temps au travail, vous devez pouvoir trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Le plus simple est d’avoir vos infos sur le même support et pas sous la semelle de votre chaussure ;). Je me suis fait des fichiers ou par exemple j’ai compilé des sources fiables et j’ai mis en favori les outils SEO dont j’ai besoin au quotidien. En un clic, j’accède à l’information qu’il me faut.

Lutter contre les distractions : posez-vous des limites

Voilà vraiment un point qui dépendra de votre personnalité et de votre concentration. Avec les réseaux sociaux, les mails, la neige qui tombe aujourd’hui devant ma fenêtre, je peux rapidement perdre le fils de ma réflexion. Je dois alors revenir à ce que je faisais et je perds du temps. Si vous pensez savoir faire plusieurs choses à la fois, sachez que c’est faux. Votre cerveau passe d’une tâche à l’autre plus ou moins facilement selon chacun. Cela lui demande plus d’effort que de rester concentré sur une seule activité. J’ai donc pris une décision radicale. Quand je rédige un article, je laisse mon téléphone dans une autre pièce et je ferme les réseaux sociaux et la boîte mail sur mon ordinateur. Je reste concentrée même si je jette un petit coup d’œil de temps en temps sur la neige. C’est magique, je ne m’en lasse pas.

Gagner du temps dans votre travail : Rangez, Triez, Jetez !

Je connaissais un collègue de travail qui avait une méthode de classement bien à lui et qu’il nommait le rangement par strates. Son bureau n’était qu’un amoncellement de papiers et de dossiers sous lequel se perdait son ordinateur portable. Je n’osais même pas poser quelque chose de peur que tout ne s’effondre Mais aussi incroyable que cela peut paraître, il retrouvait toujours ses documents dans un temps record. Je n’ai jamais su comment il faisait. Comme je ne suis pas un as de la recherche de mes affaires en mode spéléologue, chaque fin de semaine c’est nettoyage. Je trie ma boîte mail, je remets à jour ma liste de chose à faire pour la semaine suivante, je range mon bureau et je lave mes tasses à café qui traînent depuis le lundi. Je sais c’est moche, c’est beurk mais c’est comme ça, un dernier challenge pour la procrastinatrice que je suis.

Savoir gérer l’urgence : gardez l’essentiel et balancez le reste

Savoir faire la distinction entre ce qui est urgent ou non est parfois compliqué surtout quand on commence une nouvelle activité. On s’égare dans des tâches, qui au final, n’ont que peu d’importance et n’apportent pas autant de valeur que le temps que l’on y consacre. Certaines sont extrêmement chronophages comme les réseaux sociaux et on peut vite y perdent des heures. En général, je me pose d’abord une question : Combien de temps dois-je consacrer à cette tâche ? Je passe une grosse partie de mon temps à rédiger. Normal, c’est mon métier. Je commence donc par faire en premier les activités qui me paraissent le plus profitables, qui ont une deadline courte ou qui me demande le plus de concentration. Ensuite, je fais les autres tâches moins importantes et surtout je définis une durée pour ne pas y passer plus de temps que nécessaire. Et si je m’aperçois que cela ne m’apporte rien ou très peu, je laisse tomber.

Planifier ses tâches de travail : prévoyez des moments pour faire autre chose dans votre agenda

Comme je l’ai dit déjà, je planifie mon boulot et ma vie personnelle sur le même agenda. Comme je suis à la maison toute la journée, j’ai tendance à ne pas voir le temps passer et à avoir du mal à lâcher mon ordinateur. Mais, passer des journées et des nuits entières sur mon clavier ne va pas me rendre plus performante. Le cerveau et le corps ont besoin de vrai moment de pause. Je fais du sport plusieurs fois par semaine. C’est bon pour l’oxygénation de mon cerveau et je retrouve les copines. Je garde des moments pour faire des activités en famille, en couple ou entre amis. Et pour être sûre de m’y tenir, je les note dans mon agenda. La dernière fois, c’est ma fille qui a pris les devants en notant : samedi midi, resto chinois avec maman .

Éviter l’overdose d’une organisation trop stricte : gardez des moments pour l’imprévu

En cherchant comment mieux m’organiser au travail, je suis tombée sur de nombreuses méthodes et au début j’ai pris un peu peur. Certaines sont vraiment trop strictes pour moi, ne laissant que peu de place à l’imprévu. Les horaires m’ont toujours pris la tête. Mais c’est quand même plus simple quand il faut se mettre à travailler d’autant plus que j’ai tendance à remettre au lendemain ce qui m’ennuie. Avec un travail passionnant, le ménage ou les courses, les activités des enfants, qui n’a jamais rêvé que les journées fassent plus de 24 heures. Une bonne organisation entre le travail et la maison permet de s’en sortir plus facilement. Mais parfois je trouve ça vraiment lourd. Nous avons donc trouvé une solution pour remédier à ce sentiment de frustration. Le dimanche c’est libre ! On se lève et on improvise. Journée film, cocooning, sortie en forêt et pique-nique au bord du lac, c’est selon le temps et l’humeur. Pas de travail, pas de ménage, pas de devoir, tout doit être fait dans la semaine ou le samedi et surtout le dimanche c’est une journée détox digitale pour se ressourcer avant une nouvelle semaine.

Je lutte encore et toujours contre la procrastination. Je préfère encore oublier le temps qui passe en lisant un bon bouquin plutôt qu’en passant l’aspirateur. Quelle importance, si je ne le passe que demain. Certaines tâches peuvent bien attendre si elles laissent place à des activités plus ludiques et du temps partagé avec ceux qu’on aime. Pour pouvoir prendre le temps de ne rien faire sans culpabiliser, ma solution c’est une organisation efficace au travail et à la maison.

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Madeline, élève en formation Origami 2

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