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Si vous êtes rédacteur web freelance ou que vous envisagez de le devenir, être bien organisé est primordial pour être rentable. Cette semaine, je vous propose de faire un focus sur l’organisation d’un rédacteur web au quotidien : urgences, gestion du temps, facturation, je partage avec vous ma modeste expérience de rédactrice web à plein temps. Si ça vous intéresse, c’est parti 😉

L’agenda : un indispensable dans l’organisation d’un rédacteur web

Impossible de commencer cet article sans parler de mon outil principal de travail (hormis mon ordinateur), j’ai nommé mon agenda. Chaque fin de semaine, je fais le point sur ma charge de travail à venir et je planifie mes objectifs de la semaine. J’y note les deadlines, les articles à rédiger, les choses importantes à ne pas oublier, les rendez-vous clients, mais aussi tout événement pro ou perso. D’un coup d’oeil j’ai ainsi une idée précise de la semaine qui m’attend et de mes priorités.

Certains préfèrent les agendas électroniques, personnellement, je suis plutôt de la vieille école et je suis fidèle au traditionnel agenda papier. Comme je suis quelqu’un de plutôt organisé et que j’adore la papeterie, je suis sans cesse à la recherche du parfait planner. Je suis aussi très tête en l’air et j’ai une très mauvaise mémoire, j’ai donc pris l’habitude de tout noter pour être sûre de ne rien oublier. Si je fais bien ce boulot en amont de ma semaine de travail, en principe, cela me permet de ne pas être dans le stress des délais. Je prends soin de toujours planifier mes articles une semaine avant la date limite, minimum.

Pour moi, un agenda est plus qu’une simple “to do list”, c’est un outil qui m’aide pour structurer mes idées, prioriser mes objectifs et être plus productive. Je vais d’ailleurs m’arrêter là, car je crois que je pourrais consacrer un article entier aux agendas tant ils me passionnent. Je finirais par ajouter qu’en complément de mon agenda, j’ai toujours un cahier dans lequel je prends des notes quand je travaille sur un article. Je peux ainsi y inscrire mes mots-clés et les surligner une fois intégrés à mon texte, cela m’aide à m’y retrouver. J’ai des pages et des pages remplies de listes de mots en jaune ! C’est d’ailleurs une bonne excuse pour acheter régulièrement de jolis carnets.

Ma fausse journée type de rédactrice web

En réalité, je n’ai pas vraiment de journée type, car j’ajuste mon emploi du temps en fonction de mes priorités et de mes clients. Je dirais que l’organisation d’un rédacteur web dépend d’ailleurs grandement de ses clients, mais il y a néanmoins des grandes lignes dans ma manière de procéder.

L’importance de se fixer un cadre

Tout d’abord, je m’impose de commencer mes journées à 08 h 00. Cela peut vous paraître tôt, car il me semble qu’en métropole les journées commencent plutôt aux alentours de 09 h 00, mais pour la Nouvelle Calédonie, c’est plutôt tard ;-). Quand j’étais salariée, mes journées commençaient entre 07 h et 07 h 30. Lorsque l’on est rédacteur web freelance et que l’on travaille à la maison, je pense qu’il est très important de s’imposer un minimum de cadre pour éviter toute distraction.

Le meilleur pour la fin

Je commence généralement par traiter mes e-mails. Pour le reste, il me suffit simplement de regarder mon agenda et de suivre mon planning à la lettre, d’où l’importance de bien planifier ce que j’ai à faire en amont. J’essaye toujours de commencer par les choses qui m’inspirent le moins afin d’en être “débarrassée”, même s’il m’arrive de procrastiner, soyons honnête. Je prends une pause d’une heure max le midi pour déjeuner, et je m’y remets. Mes journées se finissent généralement lorsque mon conjoint arrive. J’essaye de me caler sur son rythme pour ne pas créer trop de décalages entre nos deux modes de vie (ou plutôt de travail).

Un planning flexible

Il m’arrive régulièrement de charger mon planning certains jours de la semaine, pour me permettre de libérer du temps par la suite pour aller au sport, faire les courses, m’occuper du ménage (ô joie), etc. Une fois que ma to do list du jour est réalisée, je peux avancer sur mes projets perso. Je dois dire que mes journées sont généralement bien remplies, car j’ai la chance d’avoir finalement plus de demandes, que de temps.

J’aime avoir la liberté de prévoir mon planning comme j’en ai envie. J’aime avoir le luxe de me dire que si j’ai envie de me prendre une journée off pour X raison, c’est possible. L’organisation d’un rédacteur web, c’est aussi ça. C’est un privilège qui est difficilement possible lorsque l’on est salarié.

La pause nécessaire du week-end

Le week-end, il m’arrive de travailler, mais j’essaye généralement de m’abstenir. Lorsque l’on est à son compte, il n’est pas évident de savoir s’arrêter. Pourtant, je dois bien reconnaître que le fait d’enchaîner les semaines de travail du lundi au dimanche est usant. J’ai fonctionné comme cela pendant plusieurs mois et j’ai arrêté de le faire. Je pense qu’il est vraiment important de savoir faire une pause, pour pouvoir être plus productif par la suite. Pareil pour mon téléphone, au moment où je me mets au lit, il est en mode avion jusqu’au lendemain matin. Cette pause digitale est vraiment importante pour moi, même si je pense que j’ai encore une bonne marge de progression à ce niveau là.

Le lieu de travail : le détail qui fait la différence

J’en ai parlé dans cet article, le rédacteur web travaille la plupart du temps seul. Pour moi qui suis de nature solitaire, je dirais qu’en règle générale, ce mode de fonctionnement me convient très bien. Pourtant, passer ses journées à la maison peut être un peu lourd à la longue. Il m’arrive donc d’aller bosser en extérieur, généralement dans un café ou dans un hôtel.

Certains jours, cela m’aide à me concentrer. Lorsque je sens que je suis un peu flemmarde et que je pourrais vite être distraite, cela m’oblige à me centrer sur mon sujet et à avancer. D’autres jours, cela me permet simplement de prendre l’air, de côtoyer du monde et d’avoir plaisir à rentrer chez moi. Ce mode de fonctionnement est important pour mon équilibre personnel. Je vois la différence sur mon humeur générale quand je le fais et quand je ne le fais pas.

Travailler à domicile n’est pas toujours évident et je pense que ce n’est pas fait pour tout le monde. Bien sûr, il existe les espaces de co-working, qui sont aussi une super alternative. Malheureusement, à Nouméa, il en existe très peu et les tarifs sont franchement élevés, donc je préfère m’en affranchir. Mais je trouve le concept top !

La facturation : l’étape chronophage, mais qui fait plaisir

Une fois par mois, je prends le temps de préparer mes factures et je les envoie à mes clients. Pendant les premiers mois, j’utilisais un modèle Excel que j’avais créé spécialement pour facturer. Finalement, n’étant satisfaite ni du fond, ni de la forme (je perdais beaucoup de temps à ajuster mon modèle en fonction des prestations), j’ai fini par partir à la recherche d’un outil qui me facilite la tâche.

Depuis quelques mois, j’utilise Zervant, un site sur lequel vous pouvez éditer vos factures en ligne facilement et gratuitement. J’en suis très satisfaite et je vous le recommande vivement. Je perds bien moins de temps à ajuster la mise en forme et je trouve le rendu très professionnel. Invoice est également un autre site en ligne qui permet de créer des factures, mais je le trouve un peu moins pratique.

La facturation est une étape importante à ne pas négliger dans l’organisation d’un rédacteur web, car cela peut demander du temps. Personnellement, j’essaye d’être le plus précise possible dans mes libellés. Par exemple, si j’ai rédigé 10 articles pour un client, je note le titre de chacun d’entre eux. Cela peut prendre du temps, j’essaye donc toujours de créer ma liste au fur et à mesure que j’avance dans mon travail. Si vous voulez devenir rédacteur web, vous avez probablement hâte d’en arriver à cette étape et je vous comprends. Un conseil, prenez le temps de réfléchir au mode de fonctionnement qui marche le mieux pour vous. Cette étape m’a vraiment fait perdre du temps les premiers mois !

Voilà pour mon organisation personnelle. Il me serait difficile d’être moins généraliste, car en réalité, je travaille sur différents types de prestations ce qui rend mes semaines très différentes ! Par exemple, en ce moment, je partage mon temps entre l’écriture d’un e-book assez costaud, et mes missions quotidiennes pour Lucie, avec qui je travaille depuis déjà plusieurs mois. C’est d’ailleurs ce que je trouve génial dans ce métier, car je me lasse très vite lorsque je fais toujours la même chose.

Et vous ? Avez-vous des astuces pour mieux organiser votre temps ? Vous êtes plutôt agenda papier ou électronique ? Plutôt travail à la maison, ou travail en extérieur ? Je suis très curieuse de connaître vos habitudes 🙂

Merci à Lucie de m’avoir prêté sa plume pour partager mon expérience, et merci à vous d’avoir lu cet article jusqu’au bout. À la prochaine !

Marie
Promotion Origami 2018

Organisation d'un rédacteur web

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